Allgemeine Geschäftsbedingungen

Legal note

This document is a shortened translated version of the German “Allgemeine Geschäftsbedingungen” which represents the legally applicable Terms & Conditions of VolcanoDiscovery.

How to make a booking - your contract with us

When you book a tour, you enter a contract with VolcanoDiscovery. The booking contract follows these steps:
1) You send a booking request. This can be done by fax, mail, email, or using our online forms, and needs to include your full name & address & an alternative contact (telephone or email, preferably both). You are responsible that this information is correct.
2) We reconfirm your booking request along with an invoice. Our reconfirmation will be normally through email, only in exceptional cases through other media.
3) You send us a deposit within normally 7 days, unless otherwise agreed upon. Instructions about how to send the deposit will be found in the invoice sent to you. If you don't send a deposit, we hold the right to cancel your booking without notice.
Only if steps 1-3 are completed in this order, the booking is valid.

The following terms and conditions only apply if a booking as described has been completed:

Anzahlung und Zahlung

Kaution
Für die Buchung ist in der Regel eine Anzahlung von mindestens 20 % des Reisepreises erforderlich. Sofern wir uns nicht auf etwas anderes einigen, behält VolcanoDiscovery eine unbestätigte Buchungsreservierung für maximal 7 Tage ab dem Zeitpunkt, an dem der Kunde uns (per E-Mail oder auf andere Weise) darüber informiert, dass er oder sie eine Tour buchen möchte. Wenn der Preis eine erhebliche Anzahl internationaler Flüge beinhaltet, kann eine höhere Anzahlung erforderlich sein. Falls weniger als 6 Wochen bis zum Beginn einer Tour verbleiben, ist für die Buchung eine sofortige und vollständige Zahlung erforderlich. Wir empfehlen allen Kunden, zum Zeitpunkt der Buchung eine umfassende Reiseversicherung abzuschließen.

Zahlungsbedingungen
Die vollständige Zahlung (abzüglich Anzahlung) muss mindestens 6 Wochen vor der Ankunft der Gäste bei VolcanoDiscovery eingehen. Im Falle einer weiteren Zahlungsverzögerung behält sich VolcanoDiscovery das Recht vor, dies als Stornierung zu werten und die Bestätigung der Dienstleistungen zurückzuziehen.
Zu den akzeptierten Zahlungsarten gehören Banküberweisung (bevorzugt) und Kreditkarte (VISA, MasterCard). Es liegt in der Verantwortung des Kunden, alle Gebühren seines Bankinstituts anzugeben, wenn er Geld per Banküberweisung sendet.

Validity of prices & price increase

During the interval between payment of a deposit and payment of the final balance, the total price of the tour is guaranteed against any surcharge, except in the case where unpredictable events (such as new government regulations, natural forces, or sudden currency changes) make it necessary to alter the price. VolcanoDiscovery will try to absorb such an increase to the extent possible, but VolcanoDiscovery has the right to ask the client up to 5% surcharge until 3 weeks prior to the start of the tour, without any particular rights arising to the client because of this.
If the price increase charged to the client exceeds 5%, the client has the right to cancel his booking with a full refund of the money paid to VolcanoDiscovery so far.

Cancellation by the client

All cancellations must be made by e-mail, fax or letter. In conformity with business practices, VolcanoDiscovery is entitled to charge cancellation fees to clients as follows:

Stornierung durch VolcanoDiscovery

VolcanoDiscovery tut sein Bestes, eine Tour nicht abzusagen. Allerdings kann VolcanoDiscovery jede Tour bis zu 28 Tage vor dem Startdatum stornieren, wenn die Mindestteilnehmerzahl einer Tour nicht erreicht wird oder andere wichtige Gründe vorliegen. Nach Ablauf von 28 Tagen vor Reiseantritt kann VolcanoDiscovery eine Tour nicht mehr stornieren, es sei denn, es liegen schwerwiegende Ereignisse vor, die eine Stornierung erforderlich machen, z. B. aufgrund schwerwiegender Sicherheitsbedenken für den Kunden (z. B. Krieg, politische Unruhen, jüngste Terroranschläge). , Ausbruch von Krankheiten im Zielland, Naturkatastrophen usw.). Gleiches gilt bei schwerem Unfall, Krankheit oder Tod eines Reiseleiters oder einer anderen an der Reise beteiligten Schlüsselperson und wenn ein gleichwertiger Ersatz nicht möglich ist.
Wenn VolcanoDiscovery eine Reise storniert, erhält der Kunde eine vollständige Rückerstattung aller bisher an VolcanoDiscovery gezahlten Beträge, einschließlich aller Bankgebühren, es sei denn, die Stornierung erfolgte außerhalb der Kontrolle, z. B. einer unerwarteten Naturkatastrophe, eines Terroranschlags, eines Kriegsausbruchs usw. In diesem Fall erstattet VolcanoDiscovery die Reise Der Kunde erhält das gesamte gezahlte Geld abzüglich der Kosten, die VolcanoDiscovery bereits im Zusammenhang mit der Tour hatte, und kann nicht erstattet werden.
Alternativ kann der Kunde einen Teil des Geldes bei VolcanoDiscovery als Anzahlung für eine zukünftige Reise behalten. In diesem Fall gilt der Kunde bereits als wiederkehrender Kunde und hat (sofern für die Reise zutreffend) Anspruch auf unseren Rabatt für wiederkehrende Kunden .
VolcanoDiscovery übernimmt keine Verantwortung für Stornierungsgebühren für Transporte (Flugkosten usw.), die vom Kunden unabhängig gebucht wurden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Flights and transportation to the destination

Most of our tours do not include international travel to the destination by default, although we often can include this on an individual basis for you. This chapter applies if the client books his flight (or other transportation) to and from the destination himself.In the event, VolcanoDiscovery needs to cancel a tour, VolcanoDiscovery assumes liability for cancellation or change fees of the flight / transportation only if the following conditions are met:- The client has booked his flight / transportation on his own AFTER the booking is made with and was confirmed by VolcanoDiscovery.- The client informs and inquires with VolcanoDiscovery about booking his flight/transportation and receives positive confirmation from VolcanoDiscovery prior to booking it.- The flight / transportation serves the exclusive purpose to take part in the tour booked with VolcanoDiscovery. It is not connected to any other activity in the interest or advantage of the client (e.g. conferences, business travel, part of a longer round trip etc.)- No specific individual agreements have been made between VolcanoDiscovery and the client to cover this case.- The cancellation was because the minimum number of participants was not met for the tour.
If these conditions are met and VolcanoDiscovery needs to cancel a trip, VolcanoDiscovery covers cancellation/re-booking fees up to 300 EUR per person for inner-European and 800 EUR per person for intercontinental flights. The reimbursement is processed only if the client provides VolcanoDiscovery with a copy of the airline's or other transportation carrier's cancellation / re-booking receipt no later than 4 weeks after VolcanoDiscovery sends the notice that the tour is canceled to the client by email or fax.
Therefore, if you plan to book your flight independently, we strongly recommend you to consult with us about when it is "safe" to book your flight.

Reiseversicherung

Für alle unsere Reisen, die mindestens eine Übernachtung und einen weiteren Teil (z. B. einen Ausflug) beinhalten oder sich über mindestens zwei Tage erstrecken, ist eine Reiseversicherung obligatorisch .
Dazu muss mindestens eine entsprechende Krankenreise-, Rettungs- und Notfallbehandlungsversicherung im Ausland gehören.
Wir empfehlen Ihnen auch eine Reiserücktrittsversicherung für den Fall, dass Sie eine Reise aufgrund eines unerwarteten Notfalls an Ihrer Seite absagen müssen. In Zusammenarbeit mit einigen anerkannten Versicherungsunternehmen empfehlen und bieten wir den Abschluss einer Reiseversicherung direkt auf unserer Website an.

Kunden können ihre Versicherung frei wählen. In diesem Fall müssen sie uns spätestens 6 Wochen vor Reisebeginn bzw. bei der Buchung den Namen, die Anschrift, die Notrufnummer und die Versicherungspolizzennummer ihrer Versicherung mitteilen.
Erhalten wir vom Kunden bis 6 Wochen vor Reisebeginn bzw. bei der Buchung keine Informationen über seine Versicherung , können wir für den Kunden bei einem der großen Versicherer eine Versicherung abschließen, die medizinische Notfallbehandlung im Ausland, Rettung und Rückführung abdeckt Unternehmen und fügen Sie die Kosten der Rechnung des Kunden hinzu.

Programmänderungen

Die Tourprogramme unterliegen immer möglichen Änderungen aufgrund gefährlicher vulkanischer Aktivitäten, Wetterbedingungen und/oder Einschränkungen durch örtliche Behörden. VolcanoDiscovery behält sich das Recht vor, die Programmabläufe und -zeiten sowie einzelne Programmblöcke ohne vorherige Ankündigung zu ändern, wenn dies erforderlich wird.
In solchen Fällen wird VolcanoDiscovery sein Bestes tun, um geeignete, gleichwertige Alternativen zu finden; Sollten wesentliche Teile eines Programms unvorhersehbar ausfallen und keine gleichwertige Alternative gefunden werden können, wird dem Kunden eine angemessene Rückerstattung in Form eines Geldbetrags in Höhe der ersparten Aufwendungen gewährt.

Liability and exclusion of liability

VolcanoDiscovery assumes no responsibility for any damage, loss, accident, sickness or program change caused by weather, volcanic activity, regulations by local authorities or any other irregularity outside VolcanoDiscovery's control. We advise all clients to have comprehensive travel and health insurance. All activities that clients undertake outside or in addition to the tour program are at their sole own responsibility.
In particular, participants should bear in mind that visiting active volcanoes is potentially very dangerous. The tour leader(s) will use all his/her experience and, where necessary, the experience and assistance of local guides, in order to minimize any risk to participants, in particular in connection with volcanic activity. Nevertheless, all participants will be required to sign an assumption of responsibility form before joining any tour.
Additional or similar regulations apply for tours where other potentially dangerous activities such as trekking at high altitude, technical mountain climbing, remoteness of medical and communication facilities, water sports etc. are part of the program.
VolcanoDiscovery assumes no liability for damage caused by delays, cancellation or other irregularity on the side of transportation suppliers (airlines etc.). This means that if your flight is canceled (for any reason out of our control, such as weather, new flight restrictions etc) and you cannot join a tour at the start time, we cannot take responsibility for any extra costs involved in joining the tour later, or, in case you decide not to take part for this reason, we will have to apply our normal cancellation fees. We strongly recommend to take out appropriate travel insurance that covers you for such cases.

Applicable Law

This tour contract is subject to German law only.

Legal address

VolcanoDiscovery GmbH
Geschäftsführer: Dr. Tom Pfeiffer
Registergericht Saarbrücken, HRB 103744
Heideweg 2, D-66606 St. Wendel
T: +49-6851-9777009
F: +33-170248048
info (AT) volcanodiscovery.com / tours (AT) volcanodiscovery.com
www.volcanodiscovery.com / www.volcanoadventures.com
EU VAT Id: DE 310 395 322
Home > AGB
Sources: VolcanoDiscovery / VolcanoAdventures and other sources as noted.
Use of material: Most text and images on our websites are owned by us. Re-use is generally not permitted without authorization. Contact us for licensing rights.
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